Kde najít znalosti o BPM 2. generace

Jiří Tupa, Západočeská univerzita v Plzni
Příspěvek z konference MOPP 2008.

Procesní řízení se v našich krajích pokouší prosadit již 15 let. BPM portál má za sebou zatím jediný rok, kdy se pokoušel reflektovat překotné dění ve světě a přispět k povědomí o nové přicházející generaci tohoto systému řízení a manažerské disciplíny u nás. Ucelené systémy 2. generace jako technologické platformy pokrývající integrovaně celý životní cyklus změn podnikání jsou již k mání a zájem o BPM vytrvale roste. Ke společnému cílenému využití technologie a metod je ale třeba znalostí a ty BPM portál uceleně přináší.


Bývávalo to procesní řízení

Každá změna, která má ve firmě zasáhnout její vnitřní struktury a zlepšit i informační podporu procesů, má 4 základní fáze - formulaci zadání, návrh změny, její zavedení a sledování jejích dopadů. Procesní řízení charakterizují také specifické aspekty, jak přistupovat k řízení těchto změn. Prvním pravidlem je inženýrský přístup, spojený s holistickým řízením všech strukturálních součástí, které tvoří byznys – od cílů přes procesy až po zdroje. Druhým aspektem je důraz na řídící linii strategie – procesy – zdroje se snahou, aby end-to-end procesy probíhaly souvisle. To má dopad do zplošťování řídících struktur a v podpoře týmové práce, protože změna organizační struktury musí být provázena i změnou firemní kultury. Posledním specifikem procesního řízení je využití modelovacích nástrojů.

V první generaci procesního řízení od počátku devadesátých let minulého století, šlo především o nástroje pro modelování podnikových struktur a jejich analýzu a také pro dokumentaci podnikové architektury. Na druhé straně životního cyklu se objevily nástroje schopné měřit klíčové ukazatele výkonnosti procesů.

Modelování podnikových struktur dnes využívají tři čtvrtiny velkých firem, v České republice na konci roku 2007 bohužel necelá čtvrtina. Překážky jsou především na úrovni mentální – nejméně polovina českých vrcholových manažerů o BPM a jeho prostředcích ani neslyšela, jiná pětina vrcholových řídících pracovníků veřejně zásady procesního řízení proklamuje, ale v praxi fakticky ignoruje.

Dosud vysoká úroveň rezerv dostupných intuitivně nenutí manažery hledat prostředky, které jim zvýšit výkonnost, aniž se dostanou do úrovně neúnosných rizik. Důsledkem je liniový tlak na extenzivní zlepšování, kdy všichni pod tímto presem sice řežou rychleji, ale nezbývá jim čas na nabroušení pily, natož na pořízení pily motorové.

Omezený úspěch konceptu procesního řízení má však na svědomí i faktické technologické omezení. Pracnost vytváření modelů, jejich reálná neudržitelnost v aktuálním stavu, nemožnost jejich překlopení do nastavení IS – to vše vytváří při nevhodně zvolené metodice riziko nevyužívání byznys modelu pro reálné řízení. Ze strany druhé je zde složité a často nemožné dohledávání zdrojů dat o procesní výkonnosti v modulově koncipovaných IS. Procesní řízení tak nezahladilo nesoulad mezi byznysem a IS, kdy jiný jazyk, jiné cíle a často i jiné modelovací nástroje způsobují vážné konflikty.

BPM 2. generace

Co je tak závratně nového na druhé generaci nástrojů podporujících BPM? Proč by nyní mělo být BPM úspěšnější? Odpověď zní jednoduše. Jsou k dispozici nové technologie.

Ze strany IT máme nyní k dispozici SOA, architekturu, která dřívější aplikační monolity člení do srozumitelných komponent s jednotným vysokoúrovňovým rozhraním. Máme k dispozici nástroje BI (business intelligence), které integrovaly koncept pravidel podnikání (business rules) a mohou být využity k řízení chování pracovního toku (workflow). A máme BPEL, jazyk orchestrace procesů, který umožňuje nejen průběh procesu popsat, ale může ho i vykonávat.

A toto vše je možné integrováno do jediné platformy, kterou bychom asi dříve nazývali middlewarem a doplněno shora o modelovací prostředky. Analýza a design procesů, pravidel, dat, rolí a jiných zdrojů včetně výjimek je v nástrojích druhé generace BPM nazývaných BPM Suite (BPMS) přímo propojeno na jednotnou repository, které řídí workflow i chování pravidel a volaných služeb.

Navržené změny se tak přes integrační rozhraní přímo promítají do nastavení a chování celého IS. Současně jsou v reálném čase dostupná data o jednotlivých průbězích procesu (kdo, co, kdy, kde, s čím), která se jednak využívají pro management výkonnosti, jednak slouží pro analýzy a simulace při návrzích nových scénářů a testování změn. Padá tak potřeba duplicit modelů a dat, rolí i nástrojů.

Trh již rozhodl

Zapojením největších hráčů na IT trhu (IBM, Microsoft, Oracle, SAP, BEA...), kteří si uvědomili, že se nyní bojuje skutečně ne o dílčí aplikaci, ale o samotnou platformu, srdce podnikových informačních systémů, se však vývoj neskutečně zrychlil. Trh se prudce konsoliduje a velcí integrují nakoupené znalosti spolknutých do svých řešení. Tato podpora je tak velká, že se klíčoví hráči dokonce shodli na zásadních standardech jak v oblasti modelování, tak ve vlastních strojích a diferencují se tam, kde to zákazníky nebolí.

Nástroje procesního řízení generace první jsou již dávno ve fázi zralostní, BPMS druhé generace se dostávají do širokého užití. Podle prognóz analytiků čeká trh s BPMS v nejbližších letech v průměru 40% meziroční nárůst, největší z celé oblasti IS/IT.

Dvojí tlak

I v podnicích je BPM nyní v jiné pozici. Je totiž zároveň tlačen ze dvou stran: z vrstvy managementu, který nutně potřebuje výkonné prostředky pro řízení změn podnikání, a současně z vrstvy IS/IT, které hledá prostředky pro znovupoužití jednou naprogramovaného kódu v nových souvislostech a současně účinný prostředek pro aplikační integraci.

Potenciál v první generaci procesního řízení zůstal z velké části nevyužitý. Na straně jedné pro neadekvátní technologie, na straně druhé pro chybějící poptávku ze strany managementu. Obojí se v nové generaci mění. Dobře však už z prvních patnácti let procesního řízení víme, že sebelepší technologie bez kulturní změny zůstane ve společnosti dlouho polomrtvá.

A proto přichází BPM portál

Na jedné straně tedy leží rychlost, se kterou se před očima mění technologie, ale i metodiky a standardy. Na straně druhé pomalá transformace zažitých manažerských postupů. V průsečíku obou je skutečná výkonnost a pružnost podnikání. Proto portál přináší informace, napomáhající vidět oblast BPM v souvislostech a volit ta řešení, která přináší prokazatelné výsledky a ochraňují investice.

Naše poslání:
BPM portál poskytuje znalostní servis pro BPM v České a Slovenské republice manažerům, konzultantům, specialistům IT, profesionálům zodpovědným za systémy řízení ve velkých společnostech, malých firmách i nekomerčních organizacích, širší odborné veřejnosti a studentům. Je platformou pro odborné publikování akademických a vědeckých pracovníků a nabízí prostor pro prezentaci praktických přístupů specializovaných dodavatelů.


Obrázek 1: Propojení BPM iniciativ

Portál se snaží spojit čtyři klíčové pohledy na současný vývoj procesního řízení. Prvním je pohled manažerský, který odpovídá za skutečně dosahované výsledky. Druhým je pohled metodický, který se překotně vyvíjí a protože je multidisciplinární, je znalostně velmi náročný a vyžaduje zapojení vědeckého světa. Třetím pohledem je pohled odborníků na byznys struktury a jejich zlepšování. A čtvrtým je pohled technologický, dnes přímo navázaný na EAI.


Obrázek 2: Redakční rada

Tyto pohledy se snaží reprezentovat redakční rada portálu, kde jsou zastoupeni paritně zastoupeni jak zástupci obce akademické, tak podnikatelské, a to z Čech i Slovenska, protože portál je projekt česko-slovenský.

Na vlastním obsahu se proto podílí otevřená komunita profesionálů BPM i akademiků. Pro kontakt se světem je monitorováno přes 200 zdrojů aktuálních informací z oblasti BPM/SOA a nejzajímavější články jsou česky anotovány či přeloženy úplně. Dosud bylo na portále publikováno přes 700 stran a 300 souborů pdf, měsíčně přibývá 70 nových.

Znalostní mapa BPM

Pro letošní rok si portál předsevzal, že pročistí ontologii BPM tím, že zmapuje znalosti souvisle s cílem poskytnout přehledné a podle důležitosti strukturované informace o BPM pro učení (se), umožnit najít praktické návody a pomoc pro řešení konkrétního problému a také vytvořit platformu pro sdílení se jako základ transformace informací do znalostí.

Jde tedy spíše o znalosti PRO BPM než o znalosti O BPM. Proto jsme přistoupili k rozřezání těchto znalostí na souvislé oblasti - domény. Ty sice nejsou úplně disjunktní a mají spoustu rozhraní do okolí, nicméně mají dvě výhody - dají se v nich hierarchizovat informace podle důležitosti a jsou srozumitelné i samy o sobě. Naše mapa domén znalostí definuje tři domény průřezové a sedm domén specifických.


Obrázek 3: Mapa domén

A těmto doménám odpovídají témata příslušných měsíců. Garanty kvality jejich zpracování jsou přední odborníci z akademické sféry, druhý pohled doplňují naopak odborníci z praxe. Zpracování témat se mohou zúčastnit i specializovaní dodavatelé, kteří mohou prezentovat svá řešení a přístupy, která se tématu měsíce týkají. První z témat – lednové o architektuře podnikání si již můžete na stránkách portálu přečíst a zúčastnit se i jeho dalšího dopracování v diskusi.

V únoru je připravováno téma „Strategie“, které bude řešit vztahy strategie, procesů, pravidel, IT a ostatních klíčových dimenzí podniku, samozřejmě se zaměřením na formulování a strategie jako základního hybatele řízení změn podnikání - to bude jádro tématu na únor. Určitě se hodně zblízka podíváme na metodiku BSC a možné formy její aplikace i na další strategické koncepty.

V březnu nás čekají „Pravidla“. Toto téma, které jsme už loni lehce naťukli, je v naší vlasti ještě hojně nezorané, ač pravidla podnikání poskytují obrovský potenciál, jak podnik uchopit srozumitelně a přesto pevně. Budeme se zabývat pravidly na různých úrovních řízení - od těch strukturálních až po pravidla rozhodování inkorporovaných do IS, jejich svázaností se strategií i jejich vaznou na potřebnou standardizaci a průkaznost. Dotkneme se tedy i oblastí od ISO 900x počínaje až po SOx.

Duben – „Procesy“. Na jaře se pustíme do tématu nejrozsáhlejšího. Vše o procesech a jejich systémovém uchopení. V řadě společností dosud marný boj o skutečně procesní pohled na podnik podpoříme vzorovými přehledovými procesními mapami z různých branží.

V květnu budeme zkoumat doménu „Organizace“. I o organizování jsme již na portále souvisle hovořili. Organizační řízení je jedna z mála metod, které dnes manažeři hojně využívají při řízení změn. Proto se budeme věnovat nejen organizačním strukturám či řízení kompetencí a vazbám na personální řízení, ale i metodám vedení lidí a personální politice ve vztahu k BPM vůbec.

Červen je věnován „Znalostem“, protože knowledge management je integrální a nedílnou součástí procesního řízení a potažmo celého BPM. Budeme se zabývat jak procesy znalostního managementu, tak jejich informatickou podporou a dopady do celkových konceptů řízení.

Září bude ve znamení „Služeb IS“. O IS jsou vlastně částečně všechna témata měsíce, ale to podzimní zaměříme na koncept BPM druhé generace (BPMS) - tedy ucelenou metapodporu životního cyklu podnikání, samozřejmě s využitím SOA. Také si ujasníme, co se myslí pod pojmem Service Science, Management and Engineering (SSME) a jaký vztah má tento nový průřezový obor k BPM.

V říjnu probereme „Řízení změn podnikání“.Toto průřezové téma je vlastně zásadní a do určité míry tvoří vrchol celého ročního cyklu a srdce naší znalostní mapy. Probereme podrobně cyklus řízení změn a jeho proces včetně vazeb na integrované metodiky - od těch zaměřených na zvyšování výkonnosti, přes implementační, jako je projektové řízení - až po ty, které nás vrací zpět na jeho začátek, měření a monitoring.

V listopadu bude tématem „Firemní kultura“, protože úspěšnost BPM jako manažerského přístupu je přímo úměrná úspěšnosti změn firemní kultury. Pod tímto širokým pojmem budeme zkoumat zejména praktické přístupy a metodiky, které vedou ke změně stylu řízení a chování lidí v souladu s hodnotami, které jsou BPM vlastní.

A prosinec bude o „Rizicích“.

V rámci našich aktivit připravujeme k vydání tiskem také příručku pro manažery s názvem Co je BPM druhé generace. Garanty za její jednotlivé kapitoly jsou přední odborníci v oblasti BPM z praxe i z akademické sféry. Manažerská příručka vyjde počátkem dubna v nákladu 3 000 ks. Příručka je koncipována velmi srozumitelně a BPM portál zajistí, aby se dostala do rukou právě těm manažerům, kteří ve firmách odborně rozhodují o výběru řešení.

Kdo jsou čtenáři BPM portálu?

Z hlediska profesí složení čtenářů tvoří:

• 32% profesionálové – procesní specialisté, konzultanti BPM a business architekti
• 23% management, z toho asi třetina z vrcholového vedení firem
• 23% CIO a IT lidé odpovědní za EAI (tento segment výrazně roste vzhledem k SOA)
• 8% pedagogové a studenti
• 14% ostatní nebo nezjištěno

Podle branží jsou naši čtenáři zastoupeni takto:

• 19% finanční instituce
• 17% utility včetně telekomunikací
• 12% automotive
• 11% spotřební průmysl
• 10% public včetně zdravotnictví
• 10% ICT a konzultační společnosti
• 21% ostatní nebo nezjištěno

Z hlediska velikosti společností pochází čtenáři z firem:

• 18% nad 5.000 zaměstnanců
• 26% 1.000 až 5.000 zaměstnanců
• 20% 500 až 1.000 zaměstnanců
• 14% pod 500 zaměstnanců

Typické chování čtenáře představuje pravidelná návštěva portálu 1,2 x týdně, přitom přečte průměrně 3,6 stran a na každé z nich stráví 3,8 minut.


Obrázek 4: Návštěvnost portálu

Návštěvnost portálu se trvale zvyšuje a v současné době již přesáhla 10 tis. návštěv za měsíc. Běžná návštěvnost v pracovní dni se pohybuje mezi 300 až 350 návštěvami. Návštěvy kulminují při publikaci téma měsíce (druhý a poslední čtvrtek měsíce), kdy činí špičkově až 700 návštěv za den. Jedinečných uživatelů (podle IP) je na portále 6,5 tisíc. Nejčtenější jsou hlavní strana portálu, téma měsíce a publikované techniky.

Závěr

Trvale rostoucí zájem o BPM portál potvrzuje, že BPM druhé generace je všemi klíčovými účastníky – manažery, business analytiky, IT specialisty, ale i konzultanty a akademickými pracovníky – brán velmi vážně. Tak, jak si jeho potenciál zaslouží.