Aktuality zo sveta BPM (12. týždeň)

Mapovanie procesov je základ BPM. Sandra Lusková nám položí otázky, ktoré môžu ujasniť, akú formu a hĺbku modelovania zvoliť a aký nástroj použiť. Michael Webb upozorní na najväčšie chyby, ktorých sa môžeme pri modelovaní dopustiť a poradí nám, ako sa im vyhnúť. Ako sa používanie notácie BPMN postupne rozširuje, tak sa začínajú objavovať problémy, ktoré v starších notáciách boli už vyriešené. Ako si poradiť s modelovaním procesu, ktorý využíva viac komunikačných kanálov, poradí Bruce Silver.

Sandra Lusková: Správna hĺbka procesnej dokumentácie
Určenie účelu, pre ktorý spoločnosť vytvára business model, musí nutne predchádzať vlastnému modelovaniu. Môže ísť napr. o zaistenie finančnej a operačnej zhody (SOx), väčšiemu porozumeniu biznisu, väčšiemu pochopeniu fungovania IS, konzistentné využívanie IS pre podporu procesov, jednotné nasadenie pravidiel podnikania, nasadenie a využitie ukazovateľov výkonnosti, hľadanie príležitosti pre zlepšenie, vytvorenie špecifikácie pre nasadenie nových systémov, zlepšenie tréningu. Procesná dokumentácia môže mať mnoho foriem - od obrázku v PowerPointe a tabuliek v Exceli, cez jednoduché modelovacie nástroje až po komplexné BPMS. I forma môže byť rôzna - len prehľadová zachycujúca len základný procesný tok, podrobnejšia s popisom subprocesov až po detailnú, kde sú jednotlivé činnosti presne špecifikované.

Pretože hlavnou požiadavkou na akúkoľvek vytváranú dokumentáciu je jednoznačnosť, rozpoznanie redundancií, prázdnych miest a zúžení, je voľba vhodného nástroje dosť dôležitá. Tieto požiadavky môžu splniť len tie nástroje, ktoré pristupujú ku každému prvku modelovaného systému ako k jedinečnému objektu a umožňujú jeho centrálnu správu a opakované využitie. Je treba zvážiť, akú ďalšiu funkčnosť od nástroja vyžadujeme. Má byť definícia procesov využitá i pre nastavenie ich workflow a automatizáciu? Majú byť využité pravidlá? Budeme potrebovať monitoring procesov?

Z hľadiska hĺbky modelovania je potrebné si zodpovedať na tieto otázky: Bude model primárne použitý k porozumeniu súčasného stavu? Bude použitý k technickej špecifikácií? Bude využitý ako manuál alebo pre tréning? Budú v ňom špecifikované a udržované požadované štandardy? Bude model pravidelne udržovaný alebo ide o jednorázovú podporu projektu? Bude využívaný pre zlepšovanie? Aká úroveň podrobnosti toto zlepšovanie umožní rozpoznať a navrhnúť? Bude využitý pre nákladové analýzy?
zdroj

Michael J. Webb: Omyly procesného modelovania
Existujú tieto 4 zásadné omyly, ktorých sa dopúšťajú i skúsení analytici pri mapovaní procesov: Mapujú sa všetky detaily, pritom sa stratí celkový obraz. Pozornosť je zameraná na dodávateľa (toho, kto proces vykonáva) a nie na zákazníka procesu. Proces sa mapuje bez zváženia, ako bude následne meraný. Je vytváraný ideálny proces, ktorý ignoruje realitu.

Ako sa týmto omylom brániť? Definovať ciele, ktoré musí procesná mapa spĺňať a čo z nej musí byť jasné. V procesoch primárne zachytiť, ako vytvárajú hodnotu pre zákazníka. Modelovať metriky, znalosti a ďalšie zdroje hneď spoločne s procesom. Zapojiť ľudí z operatívy do mapovania tak, aby museli definovať existujúce problémy a zúčastnili sa na hľadaní riešení.
zdroj (pdf)

Bruce Silver: Modelovanie viackanálového procesu
Pokiaľ časť procesu je realizovaná rôznymi kanálmi, je vždy otázka, ako takýto proces zaznamenať. Je možné využiť rozhodovaciu bránu s udalosťami:

Väčší problém nastane, ak ide o udalosti vo vnútri procesu. I tu existuje riešenie, ako odlišný priebeh v rôznych kanáloch zaznamenať:

Ešte väčší problém nastane, pokiaľ je treba paralelne spracovať výnimky:

Všetky tieto ťažkosti pri modelovaní špecifík sú dôsledkom nemožnosti používať metamodel.
zdroj